A aplicação de ferramentas Lean em escritórios e serviços é bastante benéfica as empresas e ao nosso próprio dia a dia.

Hoje, ainda existem muitas empresas que resistem em não aplicar os conceitos Lean para processos administrativos e de serviços. A razão ou desculpa, para a não implantação é que a natureza do trabalho realizado no escritório ou serviço é diferente. Como é que é diferente? A maioria das pessoas apontam para a variabilidade do trabalho, o multi-tasking, a imprevisibilidade da demanda e à natureza "criativa" do trabalho.

Sim é verdade: o trabalho realizado no escritório e em serviços tende a ser altamente variável. No entanto, esta ocorre, por diversas razões, a maioria dos quais são criadas pelas próprias empresas. Por exemplo, a falta de trabalho padrão, e sua contínua aceitação pela administração, é a principal causa para a variabilidade no escritório e serviços. A falta de padrão de trabalho muitas vezes resulta em inconsistente qualidade da informação, o que requer tempo prolongado para tratar e corrigir.

Outra fonte de variabilidade da demanda é o processamento em lote, ou a realização de uma atividade periodicamente, muitas vezes, por conveniência do staff. Eles não percebem que o impacto desse tipo de atitude sobre os processos, é totalmente desvalorizante.

Mas é necessário cuidado, na implantação da ferramentas, pois existem armadilhas quanto a utilização das ferramentas Lean, a principal delas é a tendência de fazer alterações isoladas dentro dos departamentos e funções. Deixando os métodos de trabalho usuais e os fluxos muitas vezes inalterado. A aplicação de qualquer ferramenta deve ser feita no contexto da geral dos processos de negócios, a fim de perceber os benefícios.

Muitas empresas, ao implantar o sistema Lean Office se limitam a dedicar todo o esforço na organização do local de trabalho, utilizando a ferramenta dos 5S. Consequentemente não conseguem implantar com sucesso os conceitos Lean como Trabalho Padronizado, Mapeamento de Fluxo de Valor entre outros, o que gera outra grande armadilha na utilização destas ferramentas é a falsa impressão de implantação, como por exemplo, o Mapeamento de Fluxo de Valor não é o Fluxograma dos processos, sim, são muito semelhantes a grosso modo, mas a partir do momento que a ferramenta não é aplicada de forma correta os resultados não são tão perceptíveis.

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